سیستم سازی کسب و کار + آموزش سیستم سازی
سیستم سازی کسب و کار چیست و چه کاربردی دارد؟ در ابتدا به مفهوم سیستم سازی کسب و کار را با یک مثال ساده برای شما اشاره خواهد شد. فرض کنید که شما مدیر یک مجموعه و یک کسب و کار هستید و آن کسب و کار بسته به اندازه اش از تعدادی افراد و پرسنل تشکیل شده باشد و همه چیز طبق روال خود پیش برود.
ناگهان مساله ای پیش می آید و شما چند روزی را در محل کار خود نمی توانید حاضر شوید و امکان پاسخ دهی به پرسنل خود را ندارید. در کمال تعجب همه چیز به هم می ریزد، سفارش ها به موقع تحویل داده نمی شوند، پیام مشتریان جواب داده نمی شود و کلی مشکل دیگر، که در نهایت سبب نارضایتی مشتریان شما شده و به کسب و کار و پلن درآمدزایی شما آسیب می زند.
این سناریو احتمالاً برای شما آشنا باشد. در نگاه اول ممکن است با خود بگویید که تاثیر زیادی بر کسب و کار شما نمی گذارد و جزو مسائلی است که به هر حال در هر سازمانی پیش می آید. اما بدانید که اگر برای آن فکری نکنید، با گذر زمان بزرگ و بزرگ تر شده و دیگر قابل کنترل نخواهد بود و شاید سر انجام به جایی برسد که چیزی از کسب و کار شما باقی نگذارد!
یکی از ساده ترین و کارامد ترین راه هایی که ما برای جلوگیری از وقوع چنین مسائلی به شما پیشنهاد می دهیم، سیستم سازی کسب و کار بوده و 100 درصد سبب سوددهی شما در کمترین زمان خواهد شد. پس این مطلب را از دست ندهید و تا آخر همراه ما باشید!
🎧پادکست آموزش سیستم سازی کسب و کار با صدای دکتر حمید صباغی🎧
سیستم چیست
سیستم مجموعه ای از عناصر و اجزا به هم پیوسته می باشد که برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر در تعامل بوده و خروجی مشخصی را ایجاد می نمایند. با توجه به این تعریف، سازمان ها و کسب و کار ها را میتوانیم یک سیستم درنظر بگیریم. در یک سیستم، هر چقدر که تعامل اجزا درونی سیستم را سریع تر و آسان تر کنیم، عملکرد آن بهبود چشمگیری خواهد یافت.
به عنوان مثال، یک سازمان را درنظر بگیرید. هرچقدر که ارتباط مناسب تر و شفاف تری بین بخش های مختلف آن سازمان برقرار باشد، هر چقدر که کارمندان در مهارت های ارتباطی توانمندتر باشند و هر چقدر که یک زبان شفاف و تعریف شده ای بین بخش ها وجود داشته باشد، کل این سامانه عملکرد مناسب تری را از خود نشان میدهد.
مقاله سیستم سازی کسب و کار
دانلود : مقاله سیستم سازی
سیستم سازی چیست
سیستم سازی راهکاری عملی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر می باشد! یعنی چه؟ یعنی در حالی که کار کمتری می کنید و انرژی کمتری صرف می کنید، سود و ثروت بیشتری بدست می آورید و در کنارش از زندگی خود در کمال آرامش لذت میبرید! این دقیقاً مفهومی است که آقای سم کارپتنر در کتابش با عنوان work the system مطرح کرده است.
مفهوم سیستم سازی، به مانند مجموعه ای از چرخ دنده ها می باشد که به طور هماهنگ و در کنار یکدیگر موجب پیشروی یک سیستم و یک مجموعه میشوند. اگر در یک سیستم، شما نقش چرخ دنده اصلی را ایفا کنید، خود شما مانع اصلی آن سیستم خواهید بود. چرا؟
چون که شما به عنوان مدیر یک سازمان برای سیستم سازی باید نقش یک رهبر ارکستر را ایفا کرده و نه اینکه یک نوازنده باشید! مدیریت یعنی انجام کارها به دست دیگران! وظیفه اصلی مدیر فکر کردن و یافتن اهرم ها می باشد. اینکه خودمان کارها را پیگیری کنیم، مانع سیستم سازی می شویم و کارها را وابسته به خود می کنیم. عواقب وابسته شدن کارها را نیز در بالاتر بررسی کردیم…
سیستم سازی کسب و کار به چه معناست
سیستم سازی کسب و کار شامل تمام فعالیت هایی است که برای خودکار سازی کسب و کار صورت می گیرد تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، کارها به همان نحوی پیش برود که انتظار می رود. با این کار مدیران وابستگی کسب و کار را به خودشان کاهش داده و وقتی در محل کار حضور ندارند کارها به خوبی پیش میروند.
در حقیقت به مجموعه ای از اصول و روش هایی که فرایند انجام فعالیت ها و وظایف را در یک سازمان مشخص می کند، سیستم سازی کسب و کار می گویند.
به زبانی ساده، در هر کسب و کار، سیاست ها و روش های انجام کاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی آن کسب و کار، بر اساس آنها صورت می گیرند. سیاست هایی همچون نحوه پاسخ دهی به مشتریان و ایجاد رضایت در آنها تا انجام تک تک فعالیت های تعریف شده در آن سازمان. وظیفه سیستم سازی، تعریف و تعیین این چنین چارچوب هایی در هر کسب و کاری می باشد.
جالب است بدانید که در فرایند بیزینس کوچینگ، یکی از اولین اقداماتی که یک بیزینس کوچ باید به آن بپردازد سیستم سازی کسب و کار می باشد و باید تمام فعالیت های آن کسب و کار را به درستی سیستم سازی کرده تا در نهایت این اقدامات منجر به پیشرفت آن کسب و کار و دست یابی به اهداف درنظر گرفته شده شود.
اگر می خواهید اطلاعات جامع ای درباره ی کسب و کار و برخورد با مشتری ها داشته باشید پیشنهاد می کنیم کتاب: مشتریان گرسنه را مطالعه کنید.
مزایا و ضرورت سیستم سازی کسب و کار
- بدون سیستم سازی کسب و کار، بسیاری از مدیران کارمند هستند و حتی وقت برای فکر کردن ندارند!
- یقیناً با کار کمتر، سود و ثروت بیشتری کسب خواهید کرد.
- مدیریت دانش؛ یعنی با رفتن افراد، سازمان دچار مشکلی نمی شود.
- می توانید کار ها را واگذار کنید چه به کارکنان خود سازمان و چه برون سپاری.
- تسهیل مدیریت اطلاعات؛ دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به راحتی صورت میگیرد.
- اقدامات و رفتارهای سلیقه ای و خارج چارچوب کاهش یافته و شکل منسجم تری را به برند شما و برندسازی شما می دهد.
- خطاها و اشتباهات انسانی کاهش می یابند.
- بستر رشد کسب و کار شما فراهم می شود. بجای آنکه شبانه روز کار کنید و همان نتایج همیشگی را بگیرید، اینبار وقت به اندازه کافی دارید که کسب و کارتان را گسترش دهید!
- با سیستم سازی، بهتر می توانید کسب و کار خود را تحلیل و ارزیابی کنید و اشکالات آن را بیابید و در نهایت سبب افزایش بهره وری آن شوید.
گام ها و اصول سیستم سازی در کسب و کار
تا به اینجا در مورد لزوم و ضرورت داشتن سیستم سازی صحبت شد. حال یک سیستم کسب و کار را چگونه میتوان پیاده سازی کرد؟
- مشخص بودن هدف سیستم
- داشتن تفکر سیستمی
- تعیین دستورالعمل های نجات بخش
- تیم سازی کردن
- استفاده از ابزارها برای تسهیل کردن کارها
چگونه سیستم سازی کسب و کار را انجام دهیم؟
پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار شامل چندین مرحله برای ایجاد و ادغام فرآیندهای استاندارد شده در یک شرکت است. در اینجا یک راهنمای گام به گام در مورد نحوه سیستم بندی یک کسب و کار آورده شده است:
فرآیندها را شناسایی و نقشه برداری کنید: با شناسایی فرآیندهای کلیدی در کسب و کار خود شروع کنید. اینها می تواند شامل فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، تولید، امور مالی و موارد دیگر باشد. هر فرآیند را ترسیم کنید، آن را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید و وابستگی ها و ورودی ها/خروجی ها را شناسایی کنید.
رویههای عملیاتی استاندارد (SOP): پس از شناسایی فرآیندها، رویههای عملیاتی استاندارد (SOP) را برای هر یک از آنها ایجاد کنید. SOPها باید دستورالعمل های گام به گام را در مورد نحوه انجام وظایف در هر فرآیند ترسیم کنند. رهنمودهای روشن، ابزارها یا منابع لازم و نتایج مورد انتظار را شامل شود.
جریان کار را ساده کنید: هر فرآیند را برای شناسایی مناطقی که می توان کارایی را بهبود بخشید، مرور کنید. مراحل اضافی را حذف کنید، وظایف را در صورت امکان خودکار کنید، و جریان کار را برای کاهش تاخیرها و تنگناها بهینه کنید.
معرفی فناوری و اتوماسیون: از فناوری و نرم افزار برای ساده کردن فرآیندها و کاهش کار دستی استفاده کنید. این می تواند شامل استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، نرم افزار حسابداری یا سایر راه حل های خاص صنعت باشد. sarvcrm هدف CRM را اینگونه بیان می کند:
CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) به شما کمک میکند رابطه با مشتریان فعلی را گسترش دهید، مشتریان جدید جذب کرده و در نهایت از مشتریانتان به خوبی مراقبت کنید.
آموزش کارکنان: جلسات آموزشی برگزار کنید تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان فرآیندهای جدید سیستم شده را درک می کنند. دسترسی به SOP ها را فراهم کنید و آموزش های عملی ارائه دهید تا اطمینان حاصل شود که همه با رویه های جدید راحت هستند.
معیارهای عملکرد را تعیین کنید: شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را برای هر فرآیند تعریف کنید. KPI ها به شما کمک می کنند اثربخشی و کارایی فرآیندهای سیستم شده خود را اندازه گیری کنید. به طور منظم این معیارها را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید تا زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
اجرای اقدامات کنترل کیفیت: بررسی های کنترل کیفیت را برای اطمینان از اینکه محصولات یا خدمات مطابق با استانداردهای مورد نظر هستند، معرفی کنید. کنترل کیفیت را می توان در مراحل مختلف فرآیندها گنجاند تا خطاها را قبل از رسیدن به مشتری شناسایی و تصحیح کرد.
فرهنگ بهبود مستمر را تقویت کنید: بازخورد کارمندان و مشتریان را تشویق کنید و از آن برای اصلاح مداوم فرآیندهای خود استفاده کنید. فرهنگ بهبود مستمر را پرورش دهید، که در آن کارکنان قدرت پیشنهاد تغییرات و بهبودها را دارند.
نظارت و تطبیق: نظارت دقیق بر نحوه عملکرد فرآیندهای سیستم شده خود داشته باشید. آماده باشید تا در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهید، به خصوص زمانی که محیط کسب و کار تغییر می کند یا فرصت های جدیدی به وجود می آید.
تغییرات سند و به اشتراک گذاری دانش: همانطور که سیستم سازی کسب و کار شما تکامل می یابد، SOP های خود را به روز کنید و حفظ کنید. اطمینان حاصل کنید که دانش در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شده و برای همه کارکنان مربوطه قابل دسترسی است.
به یاد داشته باشید که سیستم سازی کسب و کار یک فرآیند مداوم است. به طور منظم فرآیندهای خود را بررسی و به روز کنید تا در یک چشم انداز کسب و کار پویا مرتبط و کارآمد بمانید. همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، مقیاس پذیری فرآیندهای سیستمی شما قابل کنترل تر می شود و منجر به افزایش بهره وری و بهبود عملکرد کلی می شود.
1 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.