شاخص کلیدی عملکرد KPI
KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI) key performanc indicator) کمیت قابل سنجشی است که کارآمدی شرکت در رسیدن به اهداف کلیدی کسب و کارش را نشان می دهد. برای درک بهتر KPI بهتر است که به تعاریف مشابه دیگری که از سوی منابع مختلف ارائه شده نیز نگاهی داشته باشیم:
تعریف واژه نامه آکسفورد از KPI
در واژه نامه آکسفورد یک مقیاس قابل سنجش که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارکنان و غیره در تحقق اهداف تعیین شده برای عملکرد به کار می رود را به عنوان توضیحی برای KPI یاد کرده اند.
تعریف اینوِستوپدیا:
مجموعه ای از معیارهای قابل سنجشی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان به کار می برد.
تعریف واژه نامه مَک میلان:
روشی برای سنجش کارآمدی یک سازمان و پیشرفت آن در راستای تحقق اهدافی که دارد.
سازمان های مختلف در سطوح مختلفی از KPI برای ارزیابی موفقیتشان در رسیدن به اهداف مورد نظر استفاده می کنند. به عنوان نمونه، این شاخص ها می توانند در سطوح بالا بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز داشته باشند. اما تمرکز کلیدی KPI در سطوح پایین تر بر فرآیند های بخش های مختلف مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی و پشتیبانی خواهد بود.
چرا KPI مهم است؟
مشخص کردن شاخص کلیدی عملکرد برای یک سازمان اغلب در فاز برنامهریزی و استراتژی رخ میدهد، چه این کار را سالانه انجام دهید، چه هر چهار ماه یا حتی ماهانه، هدف اصلی این است که اطمینان حاصل کنید کل سازمان به سمت یک هدف حرکت میکند. مشخص کردن مسیر از بالاترین مقام سازمان گرفته تا پایینترین کارمند آن، ضروری است و موجب میشود کل سازمان را به سمت یک هدف برانید بهجای اینکه دائم درجا بزنید و هیچ مسیری نداشته باشید. طبیعتا بدون اندازهگیری و بررسیهای دقیق نمیتوانیم بفهمیم که عملکرد ما تا چه اندازه مفید و موثر بوده است، کجا خوب عمل کردیم، کجا نیاز به اصلاح دارد و در مجموع آیا توانستهایم به خواستههایمان برسیم یا خیر.
KPI چه اطلاعاتی در اختیار ما قرار می دهد؟
- اقداماتی که باید انجام شوند تا به تصمیم گیری بهتر کمک کنند را شناسایی می کند.
- بین شاخص های پیشرو و عقب مانده ایجاد تعادل می کند.
- میزان تغییر عملکرد را در طول زمان نشان می دهد.
- شواهدی عینی از مسیر پیشرفت برای دستیابی به نتایج مطلوب را فراهم می کند.
- میزان کارایی، اثربخشی، کیفیت، مدت زمان، رفتار، کارایی پروژه، کارایی فردی و بهره برداری از منابع را نمایش می دهد.
انواع KPI
- پروژه: پاسخگو وضعیت تحویل پروژه و پیشرفت نقاط قوت آن می باشد.
- فرآیند: بر روی کارایی و کیفیت فرآیندهایی که در تولید خروجی استفاده می شوند، تمرکز دارد.
- ورودی ها: اطلاعاتی از مقدار، نوع و کیفیت منابع مصرف شده می دهد.
- خروجی ها: مقدار کاری که انجام شده و چیزی که تولید شده را نمایش می دهد.
- عواقب یا نتایج: بر روی دستاوردها یا تاثیرات آنها تمرکز دارد.
ویژگی های یک KPI خوب
- یک شاخص کلیدی عملکرد خوب باید آنچه را که برای یک استارتاپ مهم است، اندازهگیری کند.
- شاخص کلیدی عملکرد باید واکنشگرا باشد.
- شاخص کلیدی عملکرد باید به راحتی قابل فهم باشد.
- محاسبه شاخص کلیدی عملکرد باید آسان باشد.
- شاخص کلیدی عملکرد باید جامع و فراگیر باشد.
- محاسبه شاخص کلیدی عملکرد باید بر اساس دادههای صحیح و دقیق باشد.
- شاخص کلیدی عملکرد باید عملیاتی باشد.
مزایای KPI چیست؟
- شفاف سازی معیار موفقیت
- ایجاد، حفظ و تقویت تمرکز
- نظارت موثر بر پیشرفت
- ایجاد انگیزه در کارکنان شرکت
چگونه یک KPI بسازیم؟
تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد عاری از پیچیدگی نیست. به این منظور، هر شاخص کلیدی باید از طریق یک ابزار سنجش عملکرد با یک برونداد خاص که از کسبوکار انتظار داریم در ارتباط باشد. در بسیاری از موارد، شاخصهای کلیدی عملکرد با شاخصها و معیارهای معمولی کسبوکار اشتباه گرفته میشوند. البته اگرچه این دو از لحاظ مفهومی زیاد از هم دور نیستند، اما شاخصهای کلیدی عملکرد با توجه به اهداف اصلی یا حیاتیتر کسبوکار تعیین میشوند.
برای تعریف یک شاخص کلیدی عملکرد، پرسشهای زیر را به صورت مرحله به مرحله پاسخ بدهید:
- نتیجه مطلوب از نظر شما چیست؟
- چرا چنین بروندادی برای شما اهمیت دارد؟
- چگونه پیشرفتتان را خواهید سنجید؟
- چگونه میتوانید نتیجه مورد نظر را تحت تأثیر قرار بدهید و بهبود ببخشید؟
- چه کسی مسئول کسب این نتیجه برای کسبوکار است؟
- چطور متوجه میشوید که به نتیجه رسیدهاید؟
- روند پیشرفت به سوی تحقق نتیجه را در چه بازههای زمانی مورد ارزیابی قرار میدهید؟
به عنوان نمونه، فرض کنیم که هدف شما افزایش درآمد ناشی از فروش برای سال جاری است. این را به عنوان «شاخص کلیدی عملکرد رشد فروش» نامگذاری کرده و اینطور تعریف میکنیم:
- افزایش درآمد ناشی از فروش امسال تا 20 درصد
- تحقق این هدف، کسبوکار را به سودآوری میرساند
- پیشرفت بر اساس افزایش درآمد با توجه به مبلغ هزینه شده سنجیده خواهد شد
- از طریق استخدام کارکنان بیشتر و تبلیغ برای مشتریان کنونی با هدف افزایش فروش محصولات
- مدیر فروش، مسئول تحقق این شاخص خواهد بود
- با افزایش 20 درصدی درآمد امسال
- هر ماه بررسی خواهد شد.
چطور در ۶ مرحله KPI را توسعه دهیم؟
اول: یک هدف واضح برای KPI مشخص کنید.
نوشتن یک هدف واضح و دقیق مرتبط با شاخص کلیدی عملکرد اگر مهمترین بخش توسعه یک KPI نباشد _ که هست _ کمتر از آن هم نیست.
دوم:KPI ها را با کارمندان و اعضای سازمان خود در میان بگذارید.
اگر KPI هایتان را با کارمندان خود درمیان نگذارید، این شاخص برای شما هیچ سودی نخواهد داشت. تکتک افراد تیمتان مسئولیت تحقق چشماندازهای شرکت را برعهده دارند، پس نمیتوان از آنها توقع داشت اهدافی را دنبال کنند که از آن بیخبر هستند.
سوم: بررسی کنید که KPI های شما واقعبینانه تعیین شده باشند.
اگر اهداف خیلی بزرگی برای تیمتان تعیین کنید، بعید نیست که آنها حتی قبل از شروع کار ناامید شوند. برعکس اگر اهدافتان خیلی کوچک و ساده باشند دهانتان از تعجب باز خواهد ماند که چطور در عرض دو ماه به هدف سالانه خود رسیدهاید؟! بنابراین هدفی که قرار است اندازهگیری شود، باید واقعبینانه باشد.
چهارم: مطمئن شوید که اهداف مرتبط با KPI های شما قابل اجرا باشند.
با استفاده از پنج مرحله زیر از عملی بودن شاخصهای کلیدی عملکرد خود اطمینان حاصل کنید:
- اهداف اصلی کسبوکار خود را مرور کنید.
- عملکرد کنونی سازمان خود را آنالیز کنید.
- برای KPIهای خود اهداف کوتاهمدت و بلندمدت تعیین کنید.
- بار دیگر اهداف شاخصهای عملکرد خود را با حضور افراد تیمتان چک کنید.
- روند پیشرفت خودتان را مرور کرده و در صورت لزوم دوباره اهداف و KPI ها را تنظیم کنید.
پنجم: به صورت هفتگی یا ماهیانه KPI ها را ارزیابی کنید.
بررسی کردن شاخصهای کلیدی عملکرد در فواصل زمانی منظم برای توسعه و بهبود آنها ضروریست. شاید در ابتدا این موضوع بدیهی به نظر برسد اما اهمیتی به اندازه انتخاب یک KPI مناسب دارد. البته یادتان باشد که همه KPI ها موفقیتآمیز نیستند؛ بعضی از آنها اهدافی غیر واقعبینانه دارند و بعضی دیگر در رسیدن به آنچه که هدف اصلی یک کسبوکار است، ناکام میمانند. با این حال فقط با ارزیابی دورهای آنهاست که میتوانید بفهمید چه زمانی باید آنها را تغییر دهید.
ششم: مطابق نیازهای روز KPI هایتان را توسعه دهید.
KPI هایی که بهروز نمیشوند بهسرعت قدیمی و بیمصرف خواهند شد. این به این دلیل است که KPI ها شاخصهای ثابتی نیستند. آنها همیشه نیاز به تکامل، بروز رسانی و تغییر _ در صورت نیاز_ دارند. اگر آنها را تعیین کرده و سپس به حال خود رها کنید، ممکن است در حال تعقیب اهدافی باشید که دیگر ربطی به کسبوکار شما ندارند.
درباره پرسونا بیشتر بدانید
مدیریت عملکرد با KPI در شرکت تسلا:
شاید اسم شرکت تِسلا (تولیدکننده خودروهای تمام الکتریکی) یا مدیرعامل جنجالیاش “ایلان ماسک” به گوشتان خورده باشد. بیایید ببینیم این شرکت چگونه عملکرد خود را با KPI را میسنجد.
گام اول: شرکت تسلا یک نتیجه کلیدی (هدف اصلی) برای خود تعیین کند.
در اینجا این هدف، فرایند تحویل است که معیاری استاندارد در زنجیره عرضه محسوب میشود. این هدف را بهصورت تحویل 90% خودروهای مشتریان در تاریخهای مقرر تعریف میکنیم؛ یعنی شرکت باید از هر 100 خودرو، 90 خودرو را در تاریخی که به مشتری قول داده شده، تحویل بدهد.
گام دوم: شرکت تسلا میتواند دو اقدام برای رسیدن به این هدف انجام دهد.
اول اینکه خودروهای بیشتری در ماه تولید کند.
دوم اینکه مشتریان را کمتر در انتظار نگه دارد.
گام سوم: دو KPI تسلا با توجه به اقدامات پیش رو، تعداد خودروهای تولید شده و زمان انتظار هر مشتری برای تحویل است.
گام چهارم: اهداف مرتبط با این KPI ها هم که کاملا مشخص است ولی باید دقیق بیان شود:
- افزایش 10 درصدی تعداد خودروهای تولید شده در ماه آوریل
- کاهش زمان انتطار مشتری برای تحویل خودرو به 10 روز
گام پنجم: تسلا باید در این گام با استفاده از یک نرمافزار داشبورد بر نحوه رسیدن به نتایج کلیدی نظارت کند.
ما اطلاعی نداریم که تسلا از چه داشبوردی برای این کار استفاده میکند اما نرمافزارهایی مثل Klipfolio ، simplekpi و… وجود دارند که برای مدیریت KPI ها استفاده میشوند. البته نکته ای که وجود دارد این است که، این نرمافزارها در ایران کارایی ندارد چون هزینه آنها زیاد است. ولی نگران نباشید، شما میتوانید بهجای اینها از یک پایگاه داده یا اکسل استفاده کنید و اهداف و KPI ها و تغییرات را به صورت روزانه یا هفتگی در آن ثبت کنید. با مقایسه هدف و پیشرفتتان همه چیز دستتان میآید و میفهمید که کجای کار هستید.
درباره ی بازاریابی بیشتر بدانید
SMART KPI چیست؟
یکی از روشهای ارزیابی کیفیت و تناسب KPI برای پیشبرد اهداف کسب وکار، استفاده از معیار SMART است. این کلمه به معنی هوشمندانه است؛ اما در واقع یک سرواژه ساخته شده از اولین حروف واژههای Specific (مشخص و دقیق)، Measurable (قابل سنجش)، Attainable (قابل تحقق)، Relevant(مرتبط و متناسب) و Time-bound (زمان بندی شده و دارای محدودیت زمانی مشخص) است. به عبارت دیگر به منظور ارزیابی شاخص کلیدی عملکرد خود باید به این سؤالات پاسخ بدهید:
- آیا هدف شما خاص و مشخص است؟
- آیا میتوانید میزان پیشرفت خود به سمت تحقق هدف را اندازه گیری کنید؟
- آیا هدف مورد نظر از یک دیدگاه واقع بینانه قابل تحقق است؟
- این هدف چقدر با سازمان شما تناسب دارد؟
- چه بازه زمانی برای تحقق این هدف مشخص شده است؟
با افزودن دو مورد دیگر به این معیار میتوان شاخصهای هوشمندانهتری (SMARTER به معنی هوشمندانهتر) را انتخاب کرد (Evaluate ارزیابی) و (Reevaluate ارزیابی مجدد). این دو مرحله نیز اهمیت بسیار زیادی دارند؛ چرا که با توجه به آنها ارزیابی مستمر شاخصهای کلیدی و میزان تناسب آنها با کسبوکارتان تضمین میشود.
به عنوان مثال، اگر از میزان هدف تعیین شده برای کسب درآمد در سال جاری فراتر رفتهاید، باید مشخص کنید که آیا دلیل این اتفاق، انتخاب یک هدف بسیار کوچک بوده یا اینکه عامل دیگری در این میان دخالت داشته است.
دیدگاهتان را بنویسید